Voetbalclub Lo-reninge- Lostraat 10A

Privacybeleid

J.V. Lo-Reninge vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd). In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over (welke gegevens we verzamelen) hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. J.V. Lo-Reninge houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. (GDPR) Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval: • Uw persoonsgegevens en of van uw kind, verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring; • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt; • Vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens; • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de persoonsgegevens gewaarborgd is; • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, U hierop willen wijzen en respecteren. Als J.V. Lo-Reninge vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien U na het doornemen van onze privacy verklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens en deze van uw kind worden door J.V. Lo-Reninge vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doelen en rechtsgronden: – Om deel te ne kunnen nemen aan de activiteiten van J.V. Lo- Reninge Vzw; – Het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen, inlichtingen (over trainingen, matchen en tornooien); – Fotomateriaal te gebruiken voor onze website en/of Facebookpagina van de club; (Na expliciete toestemming te vragen aan de gebruiker) – Bijhouden van de sportieve en medische gegevens van de spelers, die raakvlakken hebben met voetbal. – Opmaak van verzekeringsdossiers bij ongevallen. – Bewijskracht voor de KBVB, bewijs van identiteit om te kunnen deelnemen en starten in een match en of deel te nemen aan een tornooi ingericht door een andere club. – Bijhouden van het lidgeld. Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van U vragen: – Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail. – Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid: identiteitskaartnummer ( incl. kids- ID)en rijksregisternummer. – Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit. – Om de begeleiding van uw kind goed te kunnen doen vragen we zonodig aan ouders om ook nog extra informatie mee te geven van de kinderen (medische of pedagogische aard). We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 18 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of de wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

J.V. Lo-Reninge vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waar voor deze zijn verstrekt dan wel op de grond van de wet is vereist. De persoonsgegevens worden maximaal 5 jaar na laatste gebruik bijgehouden.

Verstrekking aan derden

De gegevens die U aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor: – het verzorgen van de internet omgeving (webhosting); – het verzorgen van de software voor onze ledenbeheer (socceronline); Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. De verwerkingsovereenkomst met socceronline ligt ter inzage op ons secretariaat. Binnen J.V. Lo-Reninge vzw werd een verwerkingsverantwoordelijke voor socceronline aangeduid door het bestuur. Binnen onze organisatie worden er naargelang de functie toegang gegeven tot de persoongegevens van de spelers in onze club op het niveau van onze software socceronline: (de functie wordt toegekend door het bestuur en jaarlijks aangepast) – Délégees: enkel emailadressen en telefoonnummers van de spelers van het toegewezen team – Jeugdcoördinator: toegang tot alle info van alle spelers van de U6 – U21. – Trainers: alle informatie op het niveau van het eigen team (adresgegevens en sportieve gegevens van de spelers van het team) – Beheerder socceronline: alle informatie van alle spelers van alle teams – Specifieke aangeduide bestuurders (aangeduid door bestuur): alle adresgegevens van de spelers van alle teams (geen sportieve info) – Verwerkingsverantwoordelijke: toegang tot alle info en verantwoordelijk voor het plaatsen en toekennen van de parameters in socceronline + enige contactpersoon met socceronline. Verder zullen wij de door U verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (andere partijen), tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons) gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. (Vb. aantonen van leeftijd en identiteit voor de KBVB, deelname match en/of tornooi) Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Beveiliging van gegevens

J.V. Lo-Reninge vzw heeft passende technische en organisatorische maatregelenen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo zijn de volgende maatregelen genomen: – er werd een verwerkingsovereenkomst afgesloten met Socceronline – Alle personen die namens J.V. Lo-reninge vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. – Op de software wordt er gebruik gemaakt van een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid, dit geld ook voor het beheer van onze website. – Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten. – Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van U ontvangen hebben. Bovenaan deze privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren vragen wij u om een kopie van uw identitietskaart mee te sturen. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het gaat om een kopie. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft U het recht om de door u versterkte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Klachten Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in de dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy verklaring

J.V. Lo-Reninge kan zijn verklaring wijzigen. Van deze wijzigingen zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 1 juni 2018. Oudere versies van onze privacy verklaringen zullen in ons archief worden opgeslagen. Deze kan opgevraagd worden via e-mail.

Vermelding bij inschrijvingen

Uw persoonsgegevens en of deze van uw kind worden verwerkt door J.V. Lo-Reninge vzw, voor ledenbeheer en organisatie van activiteiten op basis van de contractuele relatie als gevolg van uw inschrijving en om u op de hoogte te houden van onze activiteiten op basis van ons gerachtvaardigd belang om de waarden, doel en missie van J.V. Lo – Reninge Vzw uit te voeren. Indien u niet wil dat uw gegevens verwerken met het oog op onze werking, volstaat ons dat mee te delen via ons e-mailadres. Via dit adres kan u ook altijd vragen welke gegevens wij over u verwerken en ze verbeteren of laten wissen, of ze vragen over te dragen. Een meet uitgebreid overzicht van ons privacy beleid op het vlak van verwerking van persoonsgegevens vindt u op onze website.